Cette page vise à présenter les process répondant à des situations spécifiques susceptibles de survenir en cours de relation d'affaires et pouvant compromettre la conformité réglementaire de l'EP, en particulier dans le cadre de l'obligation réglementaire de conservation de dossiers KYC à jour.

1. Défaut de réponse aux demandes de MAJ du KYC

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1. Défaut de réponse aux demandes de MAJ du KYC

> A reprendre avec Fred.

Enjeux :

• Assurer la mise à jour des dossiers KYC dans les délais définis par notre politique de risque (fréquence en fonction du niveau de risque attribué au client : tous les 3 ans pour risque normal, 2 ans pour risque élevé, 1 an pour risque renforcé.
• Conserver un dossier KYC à jour est une obligation réglementaire : le taux de conformité de nos dossiers remonte tous les trimestres au groupe et tous les ans à l’ACPR.

Process :

1. 3 mois avant la date de MAJ du KYC : mail du BO pour mettre à jour le dossier (process déjà en place) avec la GC en copie.
2. Au bout d’1 mois : 1^ère relance par mail + contact téléphonique BO
3. Au bout de 2 mois : relances hebdomadaires par mail (automatisées ?) + Contact téléphonique via la GC
4. Au bout de 3 mois (délai de MAJ KYC dépassé) :
1. Information de la Conformité Monext car le dossier KYC devient non conforme.
2. Envoi d’un courrier recommandé par le BO précisant :

                                                              i.      Frais qui vont être facturé chaque mois en l’absence de réponse (si OK DAF).

                                                             ii.      Menace de clôture de la relation.

1. Au bout de 6 mois :
1. Nouvelle relance par courrier recommandé
2. Augmentation de la rolling reserve (x2, x3 ?) car risque accru.
2. Au bout de 12 mois :
1. envoi d’un courrier de résiliation du contrat avec le client.
2. Coupure du cash-in. Libération de la RR selon la fréquence prévue en fin de contrat (3 mois : 50%, 6 mois : 25%, 12 : mois solde restant)
3. Si aucun retour du client + RIB KO : application du process prévu par la règlementation sur les Comptes inactifs.

2. Perte du contact KYC

> Validation du process à confirmer.

Enjeu : conserver un contact valide en permanence avec les équipes du client en cas de problématique fraude, alertes LCB-FT ou MAJ KYC.

Process : 

Lorsque les coordonnées communiquées lors du KYC ne sont plus valides (retour mail KO) :

1. Le BO tente de prendre contact avec le client par téléphone (via les coordonnées figurant dans le formulaire KYC).
2. En l’absence de réponse, le sujet est transféré à la GC pour rétablir le contact via les coordonnées que la GC peut avoir de son côté ou qui sont disponibles publiquement (ex : site internet du client).